Les avantages de la comptabilité en ligne
La comptabilité a longtemps été considérée comme étant une tâche chronophage qui se résumait à saisir des lignes d’écritures sur un livre de compte. Les comptables et experts-comptables consacraient en effet beaucoup de temps à ces tâches et, mécaniquement, prodiguaient moins de conseils. De nouveaux outils commencent à se démocratiser auprès du grand public dont la comptabilité en ligne, avec de nombreux avantages à la clé.
La comptabilité en ligne, simple et pratique au quotidien
- Accessibilité : La comptabilité est hébergée non pas en local mais en mode cloud c'est-à-dire que vos données sont présentes sur un serveur virtuel (un nuage informatique) et non plus sur un serveur physique (c’est ce qu’on appelle le SaaS ou logiciel en ligne). Cette spécificité déportée permet ainsi d’accéder à l’application à partir de n’importe quel support numérique : smartphone, tablette, laptop, PC... sous réserve de bénéficier d’une connexion internet.
Il est également très simple et peu onéreux d’ajouter plusieurs utilisateurs qui auront un accès partiel ou total aux données et ainsi éviter de racheter une licence pour chaque nouveaux utilisateurs.
- Entretien et maintenance : Le second avantage de la comptabilité en ligne est que vous êtes locataire et non propriétaire de cette prestation ce qui signifie que l’entretien et la maintenance sont à la charge de l’entreprise. En effet, l’entreprise s’occupe de tous les détails techniques et fonctionnels pour fournir le meilleur service possible. La maintenance et les mises à jour sont transparentes pour l’utilisateur et n’impactent en aucun cas l’activité des utilisateurs.
- Récupération : les données comptables et commerciales sont sauvegardées et stockées sur un serveur du prestataire de service. Si un évènement imprévu endommage votre infrastructure (PC, tablette…), les données hébergées en ligne sont en permanence sauvegardées et peuvent toujours être récupérées.
Profitez des avantages de la comptabilité en ligne !
Mais outre les avantages qu’apporte la comptabilité en ligne, elle amène également une nouvelle conception et organisation du métier comptable.
D’une part, les tâches redondantes sont grandement simplifiées. Les saisies comptables peuvent être adaptées selon les besoins (du néophyte à l’expert comptable) en proposant soit de guider pas à pas l’utilisateur lors de sa saisie comptable ou bien une saisie plus fluide et rapide.
Pour des écritures récurrentes, des modèles de saisie peuvent être créés pour automatiser au maximum cette tâche chronophage.
Mais la gestion de documents de vente est aussi grandement simplifiée et pas seulement au niveau des comptables, les documents de vente envoyés et reçus via les solutions en lignes peuvent immédiatement être transférés en comptabilité par un simple jeu de clic (sans ressaisie manuelle). Il existe également des solutions de dématérialisation pour les factures papiers reçues qui permettent de les transférer dans votre comptabilité en ligne.
D’autre part, les solutions actuelles permettent d’analyser la santé financière de l’entreprise plus efficacement grâce à des tableaux intégrés et indexés sur les écritures saisies. Il est facile de voir son chiffre d’affaire, son évolution, les factures payées ou non, les dernières écritures saisies… Il est également facile d’exporter ces données selon une certaine périodicité, selon un journal spécifique, une balance… ce qui permet d’affiner votre analyse et d’y remédier en conséquence.
Les logiciels de comptabilité en ligne amènent leurs lots de points positifs qui peuvent satisfaire tous les étages de la hiérarchie : Les dirigeants et haut-cadres peuvent accéder aux données chiffrées sensibles, les commerciaux peuvent envoyer les factures et devis par le biais de leur Smartphone, les experts-comptables peuvent avoir un accès privilégiés aux données pour proposer efficacement leurs conseils…
